La herramienta de creación de eventos en Facebook es una de las más usadas y poderosas que ofrece esta plataforma tecnológica interactiva, pero ¿realmente logramos aprovechar todas sus potencialidades?

Para gestionar un evento en Facebook no existe una fórmula única, todo dependerá de la envergadura del evento, los objetivos que persigue, el público al cual va dirigido, entre otros factores que condicionarán el cómo se usará la herramienta incluso si es o no necesario usarla.

Por ejemplo, para convocar a un evento donde los mayores interesados son personas de la tercera edad, una generación que en nuestro país tiene poco acceso a las redes sociales, esta no es la herramienta ideal.

Hay eventos que por su evergadura meritan que se le dedique una página en Facebook expresamente para ellos; tal es el caso de congresos, ferias, convenciones; caracterizados por sus múltiples ediciones. En otras palabras, se repiten en el tiempo, por lo general de forma anual o bianual. En este sentido, una página en Facebook dirigida a este tipo de evento permitirá mantener informados a antiguos y potenciales participantes durante sus diferentes etapas.

Para conferencias, coloquios, seminarios, reuniones, asambleas y otras actividades puntuales es más prudente la creación del evento dentro de la página institucional de la entidad.

Algunas generalidades

Es importante no abusar de esta herramienta, utilizarla para actividades dirigidas hacia públicos internos sería un desaprovechamiento de sus potencialidades, así como de otros canales más directos hacia este tipo de públicos, tales como la Intranet, la lista de correos, boletines internos, etc.

Los títulos atractivos con imágenes relevantes que roben la atención de los usuarios es un elemento esencial si se busca el éxito, pues como es archiconocido: Una imagen vale más que mil palabras.

La invitación a “amigos” a través de mensajes personalizados que contengan la información básica del evento puede constituir una fuente exitosa de aumentar los participantes, claro es importante invitar solo a aquellos que puedan estar interesados en el tema.

¿Cómo gestionar sus diferentes etapas?

Debido a que la finalidad y el contenido a comunicar cambian en el tiempo, es necesario realizar un plan que se divida en tres etapas básicas:

  1. Antes: La comunicación se enfoca en dar a conocer y llamar la atención sobre el evento, llegando a la mayor cantidad de usuarios posibles en dependencia del nivel de participación deseado.
  2. Durante: La comunicación debe hacer énfasis en las peculiaridades que denotan la alta calidad del evento y sus características distintivas.
  3. Después: La comunicación se basa en arrojar conclusiones satisfactorias, hacer un balance de lo acontecido y promover futuras (y mejores) ediciones del evento.

Crear el evento es solo el primer paso, es importante mantener un número aceptable de publicaciones en todas sus etapas (pre-evento, durante y postevento). Obviar una de estas etapas en el mundo online tiene las mismas consecuencias que hacerlo en el mundo offline; lo cual compromete la calidad del evento.

Pre-evento

En muchas ocasiones se tiene la errada concepción de que la publicación de la convocatoria es todo lo que hace falta antes del gran evento. No obstante, otras informaciones pueden resultar de interés y permiten atraer un mayor número de participantes.

La convocatoria debe contener: título, fecha, hora, lugar, forma de inscripción, objetivos del evento, información de contacto del comité organizador o cualquier otra información que se considere útil para nuestros públicos objetivos.

Es válido, además, publicar datos de ediciones anteriores, tales como: principales resultados, temáticas tratadas, conferencistas, opiniones de los participantes (es importante incluir tanto opiniones negativas como positivas; lo cual dota de trasparencia y realismo a nuestra página).

Si existiese un sitio web institucional o propio del evento es importante incluir su URL en cada una de las publicaciones, de esta forma se generará tráfico web hacia el mismo.

Evento (durante)

En esta etapa es importante publicar todos los sucesos en tiempo real: conferencias, principales intervenciones, exposiciones, negociaciones, todos aquellos elementos que a nuestros públicos pueda resultarle de interés.

En los eventos profesionales, por ejemplo, es importante no solo subir una imagen del conferencista/ponente de turno y el título de su exposición, sino además, una o varias ideas principales aportadas por este. Las entrevistas cortas en video, por otra parte, suelen funcionar bastante bien.

Un plus sería hacer un “minuto a minuto” de cómo se van desarrollando las actividades principales, mostrar a las personas más destacadas, los participantes, experiencias particulares durante el evento, etc.

Post-evento

¿Cuántas veces no ha pasado que después de finalizado un evento no escuchamos hablar más nada de él? Muchas, ¿verdad? Esta es la etapa más olvidada de las tres, es subvalorada, pues no se entiende todo lo que puede aportar.

Esta etapa resulta de vital importancia para evaluar la efectividad y calidad del evento, lo cual podemos hacer a través de encuestas online y la evaluación los comentarios dejados por los usuarios.

Los principales resultados y la convocatoria a la próxima edición son otros de los elementos a tener en cuenta durante esta etapa.
Un balance que sirva para motivar e incentivar próximos eventos similares o futuras ediciones de este, a través de reflejar los aspectos más positivos, puede ser muy efectivo.

El trabajo realizado también pudiera tener eco en algunos medios de comunicación que publiquen sus valoraciones al respecto.

La gestión de estas etapas de forma estratégica apoya en gran medida al éxito del evento. Apoya, no lo garantiza, pues un evento depende de un elevado números de factores. Este es solo una pieza más en este gran puzzle que es la organización de eventos.

Hacer un evento desde Cuba: ICOM

En Cuba, a pesar de constituir esta una herramienta relativamente nueva en el proceso de gestión de eventos; ya contamos con buenas prácticas al respecto. Tal es el caso de la página oficial del Encuentro Internacional de Investigadores y Estudiosos de la Información y la Comunicación  (ICOM), que tiene una página en Facebook con más de 2000 seguidores.

Página de ICOM en Facebook
Página en Facebook de ICOM

Del 2 al 6 de diciembre de 2019 llegará ICOM, evento bianual, a su décima edición.

Las publicaciones han sido regulares durante todo el año 2019. Personalidades que asistirán, calendarios y fechas de entrega de ponencias, consejos para subir los resúmenes, objetivos del evento son las principales temáticas que encontramos en el perfil.

No obstante, durante el año 2018 no hubo posts registrados en la página. Si bien durante ese año no se desarrolló ninguna edición, no podemos olvidar la importancia de mantener a nuestros seguidores a la expectativa de lo que acontecerá. Dejar de publicar durante todo un año resta credibilidad a las páginas y limita el aumento de seguidores.

Por lo demás, la página de ICOM cumple con los requisitos necesarios para alcanzar el éxito en la comunidad online. Sus administradores responden a los comentarios de los usuarios de forma precisa, cortés y expedita, informan por esta vía desperfectos técnicos de la página web del evento, y se ha convertido en el principal apoyo del sitio web.

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Yunet Arteaga Hernández

Se graduó de Comunicación Social. Pasó el servicio social en una organización central del estado. Aficionada al estudio de los idiomas, especialmente el francés y a la comunicación online. Actualmente se desempeña como community manager y administradora del sitio web de una empresa cubana.

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